Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode – Zufriedenheit durch klare Struktur

Kennen Sie das auch: Auf dem Weg ins Büro/an den Arbeitsplatz geht man gedanklich die Aufgaben des Tages durch und stellt fest, dass da wieder eine Menge anliegt. Doch was soll`s, schließlich ist vom Erfolg der Projekte meine Zufriedenheit, mein Wert ja, mein ganzes Leben abhängig!

Auf dem Weg nach Hause sitzt dann mein Zornzombie regelmäßig auf dem Beifahrersitz und heizt meine Stimmung kräftig an: „Wieder nicht alles geschafft, du bist zu langsam, vertrödelst wertvolle Zeit mit der Unterstützung von inkompetenten Kollegen, naja und jünger wirst du ja auch nicht……..“

Puh, der Druck, den mein Zornzombie macht, ist immens und ich kann ihn nicht mehr lange ertragen. Dazu mischt sich neuerdings die Angst, dem Wettbewerb nicht standhalten zu können und einem Burnout zu erliegen.

Die ALPEN-Methode kann hier zuverlässig Abhilfe schaffen. Mit diesem Organisationssystem können Sie mit einem täglichen Aufwand von wenigen Minuten Ihre Aufgaben planen, strukturieren und so abarbeiten, dass Probleme durch verstrichene Deadlines und ähnliches der Vergangenheit angehören.

Und das verbirgt sich dahinter:

A        Aufgaben erfassen

L        Länge bzw. Zeitaufwand festlegen

P        Pufferzeiten für Unwägbarkeiten einplanen

E        Entscheidungen treffen bzgl. Priorität u. Delegation etc.

N        Nachkontrolle /Übertragung unerledigter Aufgaben etc.

Und so setzten Sie die Methode erfolgreich um:

A        Erstellen Sie am Vortag eine ToDo-Liste mit allen Aufgaben, die zu erledigen sind. Berücksichtigen Sie hierbei neben allgemeinen und regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten auch neue Projekte und unerledigtes aus dem Vortag.

L        Notieren Sie nun den Zeitfaktor, den Sie für die Aufgaben veranschlagen. Keine Sorge, hier werden Sie schnell routiniert, anfängliche Fehleinschätzungen sind normal.

 P        Verplanen Sie lediglich 60 % der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit. Das lässt genug Raum für Unvorhersehbares. Die verbleibenden 40 % splitten Sie noch einmal. Die Hälfte dient der Abarbeitung von Dingen, die spontan eintreten und eine sofortige

Reaktion erfordern (Anruf des Vorgesetzten u.Ä.). Die restliche Zeit ist für unvorhersehbare „Störungen“ nötig, wie z. B. kurze Gespräche mit Kollegen, Telefonate und dergleichen.

Sollten Sie bereits nach der Zeitermittlung feststellen, dass mehr als 60 % Ihrer Zeit bereits verplant ist, streichen sie Aufgaben deren Erledigung nicht drängt, Sie werden sie ohnehin an diesem Tag nicht erledigen können.

E        Nehmen Sie eine Priorisierung vor. Notieren Sie anschließend, welche Aufgaben Sie delegieren können und versehen diese mit einem entsprechenden Kürzel. Hieraus ergibt sich Punkt 1 für den nächsten Tag, die Delegation von Aufgaben an MitarbeiterInnen bzw. KollegInnen.

Ziel dieses Punktes ist es, sicherzustellen, dass die geplanten Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit abgearbeitet werden können. Überprüfen Sie noch einmal den zugewiesenen Zeitfaktor und nehmen – wenn nötig – Kürzungen vor! Anschließend legen Sie eine sinnvolle Reihenfolge fest. Hier ist es hilfreich, eigene Schwächen und Tiefs zu berücksichtigen. Fällt die Rückkehr zur Arbeit nach der Mittagspause eher schwer, sollte hier ein Termin liegen, dessen Bearbeitung Ihnen leichtfällt, z. B. ein Telefonat mit einem netten Kunden, Kollegen oder Lieferanten.

Unangenehme Aufgaben sollten Sie in die späten Morgenstunden legen, dann sind Sie bereits auf „Betriebstemperatur“ und die nahende Mittagspause gibt Raum für nötig gewordene Regeneration.

N        Nachkontrolle: Überprüfen Sie am Ende jeden Arbeitstages, inwieweit Sie Ihre Agenda erledigen konnten. Unerfülltes übertragen Sie auf den nächsten Tag. Überprüfen Sie ob die veranschlagte Zeit in etwa der Realität entsprach. So können Sie Zeitfenster in Zukunft besser einschätzen.

Zu Beginn wird es vielleicht ein wenig holprig doch glauben Sie mir, Sie werden sehr schnell routiniert in der Planung Ihres Arbeitstages, erkennen Knackpunkte, die frühere Planungen haben scheitern lassen und gehen achtsamer mit Ihrer Zeit um.

So tappen Sie nicht in die Falle, schnell noch hier und da etwas für andere zu erledigen, sondern können Ihre Hilfestellungen fest einplanen und so zuverlässig unterstützen. (Lesen Sie hierzu gerne unseren Blockartikel aus der vergangenen Woche zum Thema NEIN sagen)

Schon bald werden Sie merken, dass eine strukturierte Planung des Arbeitstages zu deutlich mehr Zufriedenheit führt und Sie Ihr Zornzombie auf dem Nachhauseweg immer seltener begleitet. Darüber hinaus vermindert diese Vorgehensweise eine Menge Konflikte, deren Aufarbeitung dann ebenfalls von der Agenda gestrichen werden kann. Dass Ihre neue Zufriedenheit nicht nur Ihrem Team, sondern besonders Ihrer Gesundheit zugutekommt, muss sicher nicht erwähnt werden.

Führen Sie sich und Ihr Team gesund durch die Zeit, das wünscht Ihnen

Ihr Ilona-Vogel Team