Trauer am Arbeitsplatz

So selbstverständlich der Tod unser Leben auch beendet, im Umgang mit ihm und der Trauer sind wir oft überfordert.

Während unsere Vorfahren unter anderem durch das Leben in Großfamilien bzw. Mehrgenerationenhaushalten regelmäßig mit dem Sterben von Familienangehörigen konfrontiert wurden, bleibt dies heute für viele lange Zeit abstrakt. Natürlich ist das wünschenswert und uns ist klar, dass man sich auf eine solche Situation weder vorbereiten kann noch möchte!

Und doch haben wir beschlossen, die Trauer am Arbeitsplatz zu unserem Thema im Februar zu machen.

Die Initialzündung hierzu kam von einer Teilnehmerin unseres letzten Workshops. Sie berichtete von einer Rundmail in ihrem Unternehmen. In diesem Schreiben informierte die Firmenleitung über den Tod der Ehefrau eines Mitarbeiters.

Nicht zuletzt aus Gründen des Datenschutzes ist das ein absolutes NO GO!

Extremsituationen verlangen ein Höchstmaß an Personalführungsqualität. Denn gerade in diesen sind alle Beteiligten hochsensibel, ist es für Ihr Team wichtig, dass Sie sich korrekt und klar positionieren. Ihre Mitarbeiter:innen richten sich nach Ihnen aus. Deshalb muss Ihr Handeln vorbildlich sein, sowohl auf sach- und fachlicher als auch auf menschlicher Ebene.

Oft trifft uns das Thema „Tod“ unvermittelt. Darum ist es wichtig, sich im Rahmen des Krisenmanagements grundsätzlich damit auseinanderzusetzten. Nur so sind Sie im Falle des Falles als Führungskraft entsprechend gewappnet.

Wir konzentrieren uns heute auf die administrativen Aspekte und beleuchten im nächsten Blogartikel kommunikationstechnische und emotionale Faktoren, die in Trauerfällen zu beachten sind.

Natürlich ist dies nicht eine Frage von Relevanz oder Dringlichkeit, sondern dient lediglich der Strukturierung.

Was also tun, wenn Sie die Nachricht über den Tod eines Teammitgliedes oder einer/eines nahestehenden Angehörigen erreicht?

Sorgen Sie dafür, dass Sie in dieser Situation nicht alleine sind. Definieren Sie eine Person, die Ihnen zur Seite steht, mit der Sie sich in allen folgenden Fragen abstimmen. Dies kann jemand Ihres Vertrauens oder auch eine nahestehende Person der/des Verstorbenen bzw. Trauernden sein.

Gemeinsam erstellen Sie eine Liste der anfallenden Aufgaben:

Diese richten sich nach der „Nähe“ des Trauerfalles:

Handelt es sich tatsächlich um ein Teammitglied?

Dann ist die Kontaktaufnahme zu den Angehörigen der erste Punkt auf Ihrer Agenda. Überlegen Sie, ob das Telefon das geeignete Medium ist.  Vielleicht ist ein persönliches Gespräch nach telefonsicher Kontaktaufnahme möglich.

Neben der Aussprache des Mitgefühls klären Sie, wie man sich den Umgang bzw. die Kommunikation mit dem Sterbefall wünscht. Es ist nicht zu vermeiden, dass Kolleg:innen und Kund:innen vom Tod erfahren. Das ist den Trauernden sicher klar. Klären sie mit Ihnen die Vorgehensweise.

Gibt es eine öffentliche Bestattung und sind Gäste wie Vorgesetzte, Kollegen usw. erwünscht – in welchem Umfang?

Ist nach Ablauf einer gewissen Zeit vielleicht sogar ein Besuch möglich? Seien Sie sensibel und achten Sie besonders auf „Unausgesprochenes“.

Anschließend klären Sie, wer:

1. bereitet die Kondolenzkarte vor,
2. initiiert evtl. eine Sammlung für eine Geldspende– auf Wünsche bzgl. Spendenkonten o.ä. achten,
3. setzt einen Nachruf für die Presse auf und gibt diesen nach Absprache in Auftrag,
4. kümmert sich um eine Kranz- bzw. Blumenspende,
5. sorgt für die Vorbereitung einer Ansprache bei der Bestattung (nach Absprache mit den Hinterbliebenen) und wer übernimmt diese Aufgabe.
6. Merken Sie einen späteren Besuchstermin bzw. Anruf im Kalender vor.
7. Klären Sie auch im Team, ob nahestehende Kollegen Kontakt aufnehmen möchten bzw. informieren Sie über die Wünsche der Hinterbliebenen.

Neben diesen Aspekten muss natürlich der Arbeitsalltag neu strukturiert werden. Es gilt, den kompletten Arbeitsbereich des Verstorbenen aufzulisten. Bis zu einer Neubesetzung die unter Umständen mehrere Monate dauert, muss der reibungslose Ablauf gewährleistet sein um zusätzlichen Stress zu vermeiden.

Bedenken Sie, dass sich alle Beteiligten in einer Ausnahmesituation befinden, die Trauer erstreckt sich somit auf das ganze Team.

Kommunikation ist das A und O

Klären Sie mit dem Team, wer lang- bzw. kurzfristig zusätzliche Aufgaben übernehmen kann. Denken Sie auch an die Kommunikation nach außen. Um Schwierigkeiten zu vermeiden sollten Kunden, Lieferanten usw. gleiche Informationen erhalten. Auch diese Gruppen reagieren höchst sensibel und interpretiert fehlende Information oft als Mangel an Wertschätzung.

Handelt es sich um den Tod eines nahen Verwandten eines Teammitgliedes?

Sicher ist dies die häufigere Form der Trauer, die Ihnen im Unternehmen begegnet und es wäre fatal, die Auswirkungen auf das Arbeitsumfeld zu unterschätzen. Trauer endet nicht mit Ablauf des Sonderurlaubes, vielmehr begleitet sie die Betroffenen eine lange Zeit, unter Umständen ein (Arbeits-) leben lang.

Daher haben wir uns entschlossen, dem Umgang mit Trauernden besondere Beachtung zu schenken und ihm einen extra Blogartikel zu widmen.

Wir würden uns freuen, wenn Ihnen unsere Ausführungen eine kleine Hilfestellung geben und Sie und Ihr Team an solchen Herausforderungen wachsen und an Resilienz gewinnen. Natürlich können Sie sich auch im Falle von „Tod und Trauer“ jederzeit an uns wenden.

Ihr Ilona-Vogel Team