Urlaub und Vertretung erfolgreich planen

von | Aug 13, 2020 | Blog

Urlaub und Vertretungen erfolgreich planen

3 einfache Tipps für Führungskräfte, damit erreichte Erfolge die Urlaubszeit gut überstehen:

Der Schreibtisch überfüllt, die Kollegen sauer und ein wichtiger Kunde vom Auftrag abgesprungen…. Wie Hurrikan Katrina hat Ihr Fernbleiben alles mühevoll Aufgebaute zunichte gemacht!

Wenn das das Resultat Ihres 2- bzw. 3-wöchigen Urlaubs ist, ist die Erholung sofort dahin.

Ganz so hart ist es vermutlich nicht nach jeder Auszeit, doch häufig führen solche Phasen der Stagnation zu unerwünschten Effekten:

  • Der Kunde, der sich nicht betreut und somit nicht wertgeschätzt fühlt ist unzufrieden.
  • Die Vertretungskraft, die nicht entsprechend reagieren konnte ebenfalls verärgert.

So entstehen Konflikte!

Doch, wie verhindern Sie als Führungskraft Schwierigkeiten, die durch Abwesenheit entstehen, mit welchen „Sturmwarnungen“ beugen Sie Problemen vor?

Gutes soziales Miteinander verhindert Konflikte!
Das bedeutet für die Vertretungszeit konkret:

  • Klären Sie in allen Bereichen, wer für die Zeit einer Abwesenheit wofür zuständig ist – und das rechtzeitig!
  • Sorgen Sie dafür, dass im Arbeitsalltag Zeit und Raum für eine gewissenhafte Übergabe ist.
    Ein Übergabeprotokoll, das von beiden Seiten unterschrieben wird, verhindert oberflächliches Handeln; nimmt in die Verantwortung. Aufkommende Fragen können rechtzeitig beantwortet und dokumentiert werden. Je umfangreicher das Aufgabengebiet ist umso wichtiger ist es, Vorgehensweisen nachlesen zu können.
    Dies schenkt der Vertretungskraft eine gewisse Berechenbarkeit des Mehraufwandes, macht besseres Planen möglich und gibt dadurch Vertrauen. Konfliktpotential wird minimiert!
    Ein tolles Protokoll für eine optimale Übergabe finden Sie unten zum Downloaden!
  • Unterrichten Sie Ihre Geschäftspartner über Ihren Urlaub und weisen Sie sie möglichst schon auf Ihre Vertretung hin. Der Kontakt des Ansprechpartners sowie die Dauer Ihrer Abwesenheit sollte mindestens 7 Tage vor einer längeren Abwesenheit unter jeder Mail für Ihre Außenkontakte nachzulesen sein.

 

Generieren Sie aus den Vertretungszeiten neue Erkenntnisse:

 

Sowohl dem/der Mitarbeitenden als auch der Führungskraft schenkt die zeitlich begrenzte Übernahme zusätzlicher Aufgaben Hinweise bzgl. Leistungsfähigkeit und Entwicklungspotential.

Zusammengefasst für Sie als Führungskraft:

Delegieren Sie die Organisation der Vertretung an die Beteiligten, achten Sie auf die Einhaltung, um Konflikte zu vermeiden, denn Konflikte sind Chefsache.

Ihre Ilona Vogel